编者按
您好亲，从中央到地方，各级党政机关及行政事业单位工作人员在日常工作中，会议的筹备和组织工作占其平日工作量的一大部分，然而在会议的筹备和组织过程中，往往因为千头万绪的工作而忽视或忘记一些重要环节。下面小编根据所处县级政府会议筹备组织流程图及自身的经验和做法与大家共勉。
会议是各级党政机关贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式，是执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段。高标高效会议的召开与前期会议筹备工作密不可分。
一个完整会议一般包含三个阶段
会议筹备阶段
会议召开阶段
会议落实阶段
会议筹备阶段
会议召开之前应根据工作需要和领导意图拟订会议计划，对其必要性、重要性、可行性进行论证，对其整个过程制定周密、细致的会议预案，以保证会议的顺利进行。其主要内容可分为：拟定参会范围（预测参会人数）、预订会议室、制定会议安排表、下发会议通知并统计参会人员名单、会场布置。
1拟定参会范围
分口秘书跟据会议的主要内容，拟定需要落实任务的单位和传达会议精神的单位，经协调副主任审定后报分管领导确定。
2
预定会议室
分口秘书依据拟定的参会范围，测算参会人数，根据参会人数预定大小合适的会议室。
3
制做会议安排表
如上图所示。会议筹安排表应包含以下内容：会议承办单位、责任人、工作事项、会议时间、会议地点、参会人员、议程、材料、会务人员分工、相关要求等。
4
下发通知并统计参会人员名单
会议安排表经办公室主任签字后转责任科室负责通知，各参会单位接通知后将参会人员的姓名、职务、联系方式反馈至规定的邮箱。如涉及人员不能按要求参加会议，需本人向会议召集领导或参加会议的最高领导请假并报会议通知单位备案。
5
制做座位示意图并布置会场
会议筹备人员根据各参会单位反馈的参会人员名单，制做座位示意图（如会议上安排有颁奖议程，受奖人员应安排在方便组织、出入的位置），确保每位参加会议的人员都有指定的座位。制做悬挂会标、摆放名签，同时做好音响、电子屏（投影）调示，提前安排好会议签到、会议材料发放、参会人员引导、受奖人员上台引导（如需要）、颁奖礼仪培训（如需要）、茶水服务、电力保障、新闻报道等。
会议召开阶段
会议召开阶段是传达上级会议精神、安排布置工作至关重要的阶段，会议筹备人员应做好下面几项工作：会议签到及材料发放、引导参会人员就座、会务服务、会风督查。
1
会议签到及材料发放
负责会议签到人员提前20分钟到达会场签到处，指导参会人员签到。发放材料人员在参会人员签到的同时发放会议材料（需要提前放置座位上的材料提前放好）。会议开始前10分统计未签到参会人员，办公室再次通知未签到单位催促参会人员抓紧到会场签到并按位置就座。
2
引导参会人员按位置就座
引导人员负责引领参会领导和参会单位按指定位置就座，提醒参会人员遵守会场纪律，维持会议秩序。
3
会务服务
会务服务主要包括茶水服务、调音台服务、投影服务、人员通知引领服务。
4
会风督查
负责会风督查人员提前20分钟到达会场签到处，在会议开始后15分钟内将迟到、替会、旷会情况报会议主持人。在会议开始后对会议纪律（会场睡觉、交头接耳、拨打接听电话、随意走动、早退等）进行监督，对违反会议纪律的人员进行提醒和警告。会后根据领导要求，对各单位参会情况印发会风督查通报。
会议落实阶段
会议结束之后，各参会单位要根据会议安排的事项进行安排部署，落实会议要求，高标准完成会上布置的各项任务，并将会议落实情况通过书面（或其它方式）向会议召集人进行汇报和反馈。协调主任要安排专人对各单位落实情况进行督查。
通过以上的解释说明，希望能够帮助亲们在筹备和组织会议上有条不紊，高标高效完成任务。
END
编辑：中牟县人民政府办公室
朱霄鹏张涛张永强
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